Poduzetnik ste i nemate vremena? Katarina Zubatović otkrila je zašto vam treba virtualni asistent, ali i kako postati jedan
Zahvaljujući višegodišnjem iskustvu u administrativnim, financijskim, organizacijskim i e-commerce poslovima, Katarina Zubatović pokrenula je tvrtku Medium VA putem koje pruža administrativnu, organizacijsku i savjetodavnu podršku malim i srednjim poduzetnicima te fizičkim osobama na hrvatskom i engleskom jeziku.
Katarina: Godinama prije nego sam dala otkaz, privlačila me ideja otvaranja vlastite tvrtke. Idealna prilika za to mi se ukazala kad sam ostala trudna i otišla na porodiljni dopust. Bila sam sigurna da se ne želim vratiti u korporaciju u kojoj sam radila i stalno sam razmišljala što napraviti dalje.
Nisam htjela otvoriti tvrtku s nula klijenata. Međutim, četiri mjeseca kasnije, bivši kolega koji je u međuvremenu pokrenuo svoj biznis koji je jako uspješan pozvao me na kavu i ponudio da za njegovu tvrtku radim kao virtualni asistent. Održali smo više sastanaka na tu temu, upoznala sam timove s kojima surađuje i uvjerila sam se da je to idealna priča za mene.
Prije isteka porodiljnog dopusta sam dala otkaz, ostvarila poticaje HZZ-a i otvorila svoju tvrtku Medium VA j.d.o.o. koja se bavi pružanjem usluga virtualne asistencije poduzetnicima. Godinu i tri mjeseca kasnije već imam nekoliko virtualnih asistentica kojima delegiram dio zadataka. Tu odluku nikad nisam požalila.
Foto: Katarina Zubatović
Katarina: Vrhunske virtualne asistentice mogu jako lijepo živjeti od ovog posla, a najveći benefit je, osim mogućnosti atraktivnih primanja, što zaista možete raditi s bilo kojeg mjesta na svijetu, naravno pod uvjetom da imate dobru internet vezu. Postoji određena fleksibilnost u rasporedu i organizaciji svog radnog dana.
Međutim, za to je potrebno puno ulaganja u razvoj vlastitih znanja i vještina. Virtualne asistentice trebaju imati iznadprosječne organizacijske vještine jer svakodnevno moraju odrađivati zadatke za više klijenata.
Katarina: Slogan moje tvrtke Medium VA savršeno opisuje što virtualna asistentica može raditi za klijente – mogućnosti bez granica!
Virtualni asistent za klijenta može odrađivati sve ono za čim klijent ima potrebu, ali naravno, uz osnovni preduvjet da se taj posao može odrađivati na daljinu i da nije potrebno fizičko prisustvo virtualnog asistenta na klijentovom radnom mjestu.
Za svoje klijente npr. arhiviram i organiziram dokumentaciju, radim kalkulacije cijena, izrađujem i šaljem ponude kupcima, obrađujem narudžbe i komuniciram s tvornicom, organiziram isporuku robe, izrađujem financijsku dokumentaciju po završetku projekta, rješavam papirologiju vezanu uz radne dozvole za strance itd. To je samo jedan mali primjer i kap u moru zadataka koje odrađujem, ovisno o djelatnosti klijenta i njegovim potrebama.
Naravno, postoji mogućnost periodičnih dolazaka na radno mjesto klijenta u svrhu prikupljanja dokumentacije ili odrađivanja nekih zadataka u raznim institucijama, ali to su više iznimne situacije nego što je pravilo.
Katarina: Svaka virtualna asistentica prvenstveno treba naučiti kako uspješno voditi vlastiti biznis.
Pregovaračke, komunikacijske i organizacijske vještine su ključne u poslu virtualne asistentice. Ljubav prema tehnologiji jer sve virtualne asistentice moraju biti u trendu s novim tehnologijama. Moraju se služiti s jako puno virtualnih alata, da bi s lakoćom odrađivale zadatke za više klijenata. Dobra virtualna asistentica mora biti i proaktivna i davati dodatnu vrijednost klijentima tako da im predlaže određene aktivnosti i način na koji mogu dodatno optimizirati svoje poslovanje, a i mora znati prepoznati priliku za sebe i u kojim još zadacima bi mogla pomoći klijentu.
Specijalizaciju uvijek preporučujem svim virtualnim asistenticama jer će se tako istaknuti u masi drugih virtualnih asistenata, a i stalnim usavršavanjem u okvirima te specijalizacije će moći pružiti klijentima vrhunsku uslugu. Tako će dugoročno zadržati postojeće klijente, ali i putem preporuke vrlo brzo steći nove.
Katarina: Prava asistentica je potrebna tvrtkama koje imaju potrebu za djelatnikom koji je svakodnevno u uredu na puno ili pola radnog vremena. Npr. ako je potrebno da asistentica dočekuje klijente, kuha im kavu i slično, virtualna asistentica ne može obavljati taj posao.
Virtualna asistentica je idealna za sve tvrtke koje nemaju potrebu za radnikom koji će sjediti u uredu svaki dan, koje žele uštedjeti na doprinosima, troškovima ureda, opremi, koje ne žele voditi brigu o bolovanjima i godišnjim odmorima i žele plaćati samo za onaj rad koji je efektivno i odrađen.
Katarina: Ključno je pružiti vrhunsku uslugu klijentu. Radije se specijalizirati za dio usluga i biti vrhunska u svom poslu, nego raditi svašta, ali nedovoljno dobro. Za sve zadatke za koje se virtualna asistentica ne osjeća kompetentno da će ih odraditi na nivou, bolje je da angažira za tu uslugu neku drugu asistenticu specijaliziranu za to područje i za koju je sigurna da će pod njenim imenom odraditi te zadatke kvalitetno i pravovremeno.
Bitna je točnost, da se drže rokova koje su obećale klijentu. Zatim organiziranost, voditi uredne evidencije za svakog klijenta, da se jednostavno i brzo može snalaziti u dokumentaciji klijenta, povjerenje i čuvanje tajnosti svih informacija koje asistentica dobije od klijenta.
Također vjerujem u overdelivery i da bi svaka vrhunska virtualna asistentica trebala svom klijentu dati dodatnu vrijednost. To se može postići malim gestama, a klijentima puno znače.
Katarina: S Tonijem Milunom, profesorom matematike i financijskim blogerom i Katarinom Lovrenčić, diplomiranom psihologinjom i ekspertom za ljudske resurse, održavam edukacije za virtualne asistente pod nazivom: Virtualni asistent – Kako postati i kako opstati.
Uz vještine koje treba imati svaka virtualna asistentica, podižemo njihovu financijsku pismenost i razvijamo pregovaračke i prodajne vještine. Zato smo Nikola Mujdžić Reščić i ja partnerski pokrenuli GoThrive platformu za virtualne asistente koja ima nekoliko ciljeva:
Također, od travnja nam kreću novi ciklusi. Često dobivamo komentare polaznika da im je to najbolje uložen novac u edukaciju i da je naš odnos prema polaznicima jedinstven.
Dajemo sve od sebe da im pružimo podršku tijekom, ali i nakon završetka edukacije. I dalje im stojimo na raspolaganju za sva pitanja i izazove s kojima se susreću. Naš cilj je zaista stvoriti vrhunske virtualne asistente, najbolje na tržištu. Nakon završetka edukacije organiziramo i druženja s polaznicima, šaljemo im i dalje nove materijale i informiramo ih o bitnim novostima koje su im važne za posao.
Moj odnos prema novcu se često mijenjao. U dvadesetima nisam pretjerano razmišljala o štednji. S 30 godina sam osvijestila da od mirovine sigurno neću imati stil života kakav želim i krenula sam s investiranjem. Danas s 38 godina štedim, investiram i pokušavam nećakinjama i svojem djetetu usaditi navike štednje i učiti ih o važnosti investiranja, pogotovo od malih nogu.
Djetetu upravo otvaram treći mirovinski stup, a poklone nećakinjama sam preusmjerila u darove investicijske naravi od kojih će imati mnogobrojne benefite kad budu u godinama kad će htjeti imati vlastiti automobil, stan, putovati itd.
Katarina: Najviše štedim za putovanja. Suprug i ja obožavamo daleka putovanja i u našem djetetu od dvije i pol godine već vidimo putoholičara u nastanku. Investiram u 3. mirovinski stup, investicijske fondove i odnedavno u zlato. I naravno, investiram u posao i vlastitu edukaciju.
Katarina: Ugodi sebi jer drugima nećeš nikad.
U komunikaciji s osobama koje nam se prijave za edukaciju “Virtualni asistent – Kako postati i kako opstati” često čujem da nemaju podršku i razumijevanje obitelji i prijatelja i to ih koči u pokretanju posla. Da sam slušala druge, danas bih bila nesretna i još uvijek bi me na svakom radnom mjestu pratio taj osjećaj da znam i mogu više i da ne koristim svoj potencijal do kraja.
Foto: Katarina Zubatović
Stavovi kolumnista/ica nisu stavovi uredništva portala Mojnovac.hr
2023. © Mojnovac.hr. Sva prava pridržana.
Izrada web stranice: Artelekt Media d.o.o.
