Kako organizirati event? 21 savjet za sve koji žele biti dio event industrije
Iza mene je više od 20 godina poduzetničkog staža i zaista više stotina redovnih poslovnih evenata s preko 100 sudionika. Ono što svi kažu da je zajedničko svima njima jest odlična energija i atmosfera. Pa, kako to postižemo? Tajne su u nastavku.
Što to točno znači?
Da nam je glavni fokus na – iskustvu svih polaznika eventa. A upravo ti razni najsitniji detalji čine ono nešto i uzrokuju ili onaj WOW efekt ili ono razočaranje.
Dakle, kad planiramo evente, radimo to iz kuta gosta/polaznika i više puta provjeravamo sve relevantne kontrolne točke; kako će saznati za event, kako će kupiti i platiti ulaznicu, kako će dobiti sve informacije, kako će i kada doći, gdje će s autom, gdje s djecom, što mu prvo treba, kad mu pada koncentracija i treba pauzu, što će onda jesti i piti i slično.
I da, na našem području eventi su često hedonističke prirode i pazi se da nitko ne ostane ni na trenutak ni gladan ni žedan. No, idemo redom…
Organizacija evenata uvijek je vrlo stresan posao, a tu ogromnu dozu navale adrenalina jednostavno moraš voljeti. Sve ostalo je mučenje. Ili jesi za ovo ili nisi. To razumiju samo oni koji imaju ovo iskustvo.
Prije svega, bilo koji event bi trebao biti dio vašeg marketinga, poslovne strategije i ukupne izgradnje brenda.
Uz pretpostavku da se u poslovnu i marketinšku strategiju uklapa organizacija evenata, krećemo od cilja, ideje i koncepta te formata eventa i ciljane publike. Dakle, za koga radimo event? Zašto? Što točno? Kako?
Ono što u suštini planiramo jest sadržaj, logistiku te promociju i prodaju eventa.
Kad smo odredili što i kako i za koga radimo event, rješavamo prostor i vrijeme. Ovisno o tome tko nam je ciljana publika tako ćemo birati i mjesto i vrijeme. Dakle, ako su ciljana publika mame poduzetnice, odlično je vrijeme od devet sati nadalje dok one ostave djecu po školama i vrtićima.
Usput rečeno, ne nasjedajte na izgovore da netko ne može doći jer nema kamo s djecom. I iz mog iskustva, kad god smo omogućili da dođu i djeca, dogodilo se da su došli ljudi koji ionako dolaze samo su poveli djecu, a to vjerujte mi organizacijski ne trebate u životu.
P.S. Imam dijete, volim djecu. No imam i bogato iskustvo. Naravno, ako su eventi na kojima su ciljana skupina djeca – skroz druga priča, sve prilagodite njima.
Foto: Pexels
Prethodno smo, naravno, odredili principe rada pa znamo koliko i na koji način dajemo prostora sponzorima.
Realno, tko želi slušati dosadne monotone prezentacije koje nitko ne razumije ili koje pokušavaju nešto agresivno prodati bez da je prethodno stvoren odnos ili pak pola sata slušati nečije hvalisanje bez ikakve korisne što je tu za mene informacije? Nitko.
Osobno uvijek volim da su spikeri angažirani, da podijele info o eventu i na svojim kanalima, da se od početka osjete da su dio priče i prenesu to i na svoju publiku. Obično uvijek povežem sve govornike prije mailom, u chatu, imamo video call ili sl. da svi imaju širu sliku cijele priče čiji su svi dio i da vide kako tko doprinosi. Zato ta super atmosfera.
Tu se stvara osjećaj povezanosti i prisustva te da im je stalo. Osjeti se njihov veći doprinos. Puno bolje nego situacija; dođem, prezentiram, odem. Ako spikeri dolaze u vaš grad, naravno – tu je i organizacija putovanja, dočeka, smještaja, večere upoznavanja s ostalima i slično. Sve je to dio wow iskustva za njih.
Sadržaj
Mora biti relevantan za publiku i stalno razmišljajte – u čemu oni ovdje vide vrijednost? Potičite ih da se uključe, da ima dosta vremena za postaviti pitanja. Dapače – potkupite nekog da postavi prvo pitanje svakom od govornika ili koristite aplikacije putem koje to mogu učiniti bez srama i nelagode.
Pazite i da ima dosta pauza, da predavanja nisu duga, da predavači ne izmore publiku i da sve to rade razumljivim rječnikom.
Hvala sponzorima što postoje, većina evenata bez njih nikad ne bi bila održana. Potpišite jasan ugovor.
Ja volim isto da su uključeni, da nas promoviraju, podržavaju i dolaskom i angažmanom. Pazite da imaju VIP tretman kad dolaze, da imaju jasno označena super mjesta i slično.
I njih uključite odmah. Pospajajte govornike/spikere s pojedinim medijima.
Onima koji vas najviše podržavaju osigurajte ekskluzivu s top gostima. Jasno sve definirajte, potpišite ugovore. Njima prvima pošaljite najave i priopćenja i ekskluzivne fotografije i informacije.
Na ovim prostorima ponekad je ključno pitanje tko, gdje i s kim sjedi. Na evente mnogi idu da budu viđeni. Dakle, ako vam je to važno, označite sjedala imenima i prezimenima.
Vrlo bitna priča. Uputite ih dobro u cijelu sliku. Platite ih još bolje. I čim prije.
Krenite na vrijeme. Dobro sve isplanirajte, nemojte zaboraviti na sadržaj koji već imate s govornicima ili novi koji će kreirati vaši medijski pokrovitelji. Uključite publiku, sponzore, govornike, dobavljače da podijele informaciju.
Kad ljudi imaju informacije o široj slici, svi vole biti dio nečeg većeg.
Automatizirajte, olakšajte si život. Koristite sustave za to; svoj webshop, fiskalnu na licu mjesta, što god…
Ali…
Što god učinili naši ljudi vole sve u zadnji čas i zato savjetujem da ograničite vrijeme kupnje.
I koliko god vi sve tehnološki jednostavno i napredno postavili, očekujte pitanja: jao možete li mi poslati klasičan predračun ili može li keš kad dođem na licu mjesta?
Gosti ponekad ne razumiju da je konačan broj ljudi mjestu eventa potrebno javiti najkasnije dan ranije zbog hrane, pića, poklona i slično.
Važno je imati super fotografa i omogućiti mu da brzo objavi fotke – idealno nekoliko sati nakon eventa. Da bi fotograf uhvatio sve bitne momente (za spikere, sponzor, medije), morate mu prethodno poslati scenarij na što da sve pazi i koji su to ključni trenuci da mu ne promaknu.
GDPR tema; potrebna je privola gosta da pristaju na fotografiranje i objavu fotografija na društvenim mrežama. Za to svakako kontaktirajte odvjetnika i pitajte kako taj dio najbolje riješiti. Također, neka vam on sastavi i izjavu za fotografa kojom vam daje prava iskorištavanja i točnu definiciju vlasništva sačinjenih fotografija.
Najgore što mi se desilo s fotografima:
Također, dajete im scenarij na vrijeme da imaju širu sliku o eventu. Uputite ih gdje tko sjedi, kako se mijenja scena, kakav kadar želite i slično. Neka tehničar uvijek bude u blizini. Nebrojeno puta dogodilo nam se da mikrofoni nisu radili, da se video govornika nije htio reproducirati…
E, to je ekipa koja može uništiti ili spasiti event.
Ne radi se o njima nego o publici. Podsjetite ih na to više puta. Oni ne smiju dominirati nego – voditi. Moraju znati kada koga prekinuti, svima davati dovoljno vremena ako vode panele, ne dopustiti da netko dominira.
Potaknite ih da ubace svoj šarm, ali i da ponekad obuzdaju svoj smisao za humor.
E, pa nije bilo dovoljno zelene salate. – da, ovakvu primjedbu smo dobili nakon organizacije jednog eventa.
No, stavite na stranu dežurne kritičare, uzmite u obzir da danas ima vegetarijanaca, vegana, alergičnih na gluten, mlijeko… I ne budite škrti. Ne naručujte na knap, ne lažite hotel za broj ljudi. Naručite i platite radije za par osoba više nego manje.
Foto: Pexels
Zeleno/eko
Razmišljajte odgovorno. Reciklirajte se i uskladite. Na svakom koraku. Zdrava hrana. Otpad. Sve.
Iskustvo je sve
Još jednom, gledajte sve iz cipela polaznika. Prođite cijeli proces. I opet i opet.
Kad dobiva vrećice u ruke, kad jede, jel mu kad jede smetaju vrećice, jesu li im tada pune ruke… Ima li na čemu pisati; olovke, rokovnici.
Sve prođite kronološki od dolaska do odlaska i sve ono prije i poslije vašeg eventa. Pazite da ima dosta pauza i dovoljno vremena za networking. Ljudi na evente uživo dolaze prije svega radi networkinga i tako grade svoj društveni kapital.
Ono što je razlika eventa uživo ili online je upravo taj kontakt uživo. To iskustvo networkinga. Ostale informacije i znanja možemo prenijeti i online.
Kad ste napisali detaljan scenarij i svima dali sve relevantne info provjerite imate li za sve plan b. Prođite što sve može krenuti krivo – a vjerujte, može sve.
Podijelite zaduženja, tko što radi, ali ne zaboravite svima u svom timu jasno reći pravu istinu event industrije – svi rade sve u smislu; tko prvi vidi problem, skače i rješava ga – sve je dobro dok gosti i publika ne vide naše propuste. Ako ne vide, za njih se nisu desili. I to je najvažnije.
Tko god otkaže dolazak, posebno u zadnji čas, ne zna koliko je problema prouzročio s druge strane.
Obožavam poruke koje mi stižu još dok sam već na sceni, moj inbox zna biti pun; jooj ipak ne dolazim, dijete… muž…, auto…, klijent…, a event je već počeo. Sa svima s kojima treba potpišite ugovor s penalima ako otkažu ili vas zeznu na bilo koji drugi način.
O njima se radi. Početak i kraj. Pazite ih, mazite, uključite u sve. U svaki korak.
Pošaljite im podsjetnik i detaljne odgovore na sva moguća pitanja, od što da obuku, gdje da parkiraju auto, kakav je dress code, što će jesti/piti, baš sve jer ništa se ne podrazumijeva.
To je isto jedna od naših tajni uspjeha. Naši mailovi ne ostavljaju prostora za dodatna pitanja i nedoumice pa nema razloga za nelagodu. I oni koji prvi puta dolaze na event osjećaju se kao da su već kao kod kuće jer im je sve nekako već poznato.
Razno za organizaciju
Uzmite neke tablete za grlo, ako ostanete bez glasa. Imajte rezervne čarape ako puknu, rezervne cipele, rezervnu odjeću ako se oznojite… kao što rekoh, sve baš sve može poći po zlu. I imajte plan B, pa i C i D nekad.
E nakon eventa vrijeme je za podvlačenje crte, zbrajanje računa; jesmo li se držali budžeta, jesmo li ostvarili ciljeve, koliko smo zaradili, što sve možemo bolje…
Profit nije jedina mjera uspjeha. Utjecaj je jako bitan. I vaš novostečeni socijalni kapital.
Sve sudionike kontaktirajte, zahvalite na dolasku, pošaljite slike, objave iz medija i slično. Ne zaboravite na sponzore, govornike, paneliste koji su ovdje bili velika pomoć i podrška.
Nemojte zaboraviti čestitati sebi, nagraditi se i proslaviti uspjeh.
Odmorite se. Smirite sav taj adrenalin. Dođite sebi.
Povežite se sa svojim novim ljudima. Povežite ih međusobno. Odradite sve što ste obećali i dogovorili na eventu.
Za sve imajte plan B. Budite spremni na sva sr* jer da, sve što može poći krivo, poći će. Budite fleksibilni – ništa nije osobno. Najteže je raditi s ljudima. Vašem čuđenju na ljudsko ponašanje nikad neće biti kraja.
Da, mazohisti ste djelomično, ako ste u ovom biznisu. Treba vam štošta za evente, ali najviše od svega strasti za ovaj posao i debeli živci. Možete vi to. Usprkos svima i svemu.
Sretno!
Foto: Pexels
Stavovi kolumnista/ica nisu stavovi uredništva portala Mojnovac.hr
2023. © Mojnovac.hr. Sva prava pridržana.
Izrada web stranice: Artelekt Media d.o.o.
