Često zbog posla poželite da dan ima više sati? Evo kada angažirati virtualnog asistenta i koje poslove delegirati
Koliko često se probudiš u grču i čim otvoriš oči razmišljaš o nepreglednoj listi zadataka koja te čeka? Izađeš iz ureda na par sati i imaš osjećaj da ti se cijeli svijet sruši na glavu? Uvjeravaš samu sebe da trebaš izgurati samo još ovaj tjedan, idući će već biti lakše? I tako tjedan za tjedan, ali situacija se ne popravlja. Stalno ti prolazi kroz glavu – treba mi još jedna ja? Klonirati se još uvijek ne možeš, ali ono što možeš napraviti već danas je delegirati!
Prije par mjeseci sam i sama bila u tvojoj situaciji. Iako sam virtualna asistentica i znam sve o delegiranju što treba znati, i sama sam se borila s tom odlukom. Uvjeravala sam samu sebe da stignem sve sama, samo neka prođe taj tjedan. I tako je prolazilo vrijeme, utapala sam se u operativnim zadacima i nisam imala vremena za daljnji razvoj svog biznisa. Sve dok jednog dana svi moji klijenti istovremeno nisu odlučili da imaju hitan i važan zadatak i gotovo svi su poslali zahtjev u isto vrijeme.
Osjećala sam se da ću izgorjeti i ostavila sam sve, izašla pet minuta na zrak i shvatila da trebam trajno rješenje. Kad sam konačno osvijestila da kaos ne prolazi, donijela sam odluku – od danas delegiram!
Napravila sam popis svih onih zadataka koje ne volim ili ne želim odrađivati i koji mi oduzimaju puno vremena. Zatim sam sastavila popis vještina i alata koji su potrebni za odrađivanje zadataka s moje liste. Zapamti, uvijek postoji netko tko voli onu vrstu zadataka koje ti ne voliš.
Pregledala sam svoju bazu potencijalnih virtualnih asistenata i odabrala idealnu osobu!
Zanima te rezultat? Pet mjeseci kasnije mogu izaći iz ureda bez da posao kompletno stane. Kad se vratim u ured, nemam osjećaj da se utapam i ne hvata me panika jer ne znam otkud da krenem. Dok sam odsutna, dostupna sam za sve što je hitno i što zahtijeva moju pažnju i angažman, ali sve ostalo delegiram asistentici.
Svi poduzetnici trebaju asistenta. Ako ti je potreban netko tko će dočekati klijente fizički u uredu, kuhati kave i primati poštu, virtualni asistent nije za tebe.
Virtualni asistent je idealan za tebe ako nemaš problema s povjerenjem da će osoba koja radi zadatke na daljinu odraditi zadani posao kvalitetno. Rad na daljinu znači da virtualni asistent ima svoj vlastiti ured, svoju opremu, plaća svoje doprinose i ispostavlja fakture svojim klijentima za izvršene zadatke.
Jedna od najvećih zabluda je da virtualnog asistenta moraš angažirati na punu satnicu. To nije točno. S virtualnim asistentom imaš potpunu slobodu dogovaranja obujma posla sukladno tvojim potrebama. Možda trebaš asistenta na pet sati mjesečno? Ili na dvadeset sati tjedno? Sve su mogućnosti otvorene i sve se dogovara individualno.
Muči te nedostatak kontrole nad izvršenim zadacima i utrošenog vremena po zadatku? Virtualni asistenti koriste aplikacije poput Clockify kako bi mjerili utrošeno vrijeme po zadatku i po projektu za određenog klijenta i običaj je uz račun dostaviti i navedeni izvještaj. Na izvještaju možeš vidjeti koje je sve zadatke tvoj virtualni asistent odradio i u kojem vremenskom roku.
Može se dogovoriti određeno vrijeme dostupnosti u danu za tebe i tvoj biznis, a možeš jednostavno poslati listu zadataka koje treba odraditi i rok do kojeg sve treba biti završeno. Virtualna asistencija nudi veliku dozu slobode i asistentima i poduzetnicima koji koriste njihove usluge. Jedan od najvećih benefita angažmana virtualnog asistenta je što možeš imati više asistenata specijaliziranih za različite zadatke. Trebaš asistenta koji zna raditi račune, ponude, kreirati objave za društvene mreže, slati newslettere, organizirati isporuke, pisati blogove i uređivati web?
Najbolja opcija je angažirati više asistenata. Jednog specijaliziranog za financije, drugog za održavanje i vođenje društvenih mreža, a trećeg za copywriting.
Postoje virtualni asistenti koji nude velik broj usluga iz različitih područja, međutim ako se ne radi o asistentima koji outsorcaju dio usluga kolegama koji su specijalizirani za pojedine zadatke, preporučila bih da ne angažiraš jednog asistenta za sve već da ih odabereš po specijalizaciji jer ćeš dobiti bolju kvalitetu usluge.
Foto: Unsplash
Može ti voditi različite baze, prikupljati leadove, automatizirati poslovanje, javljati se na telefon, upravljati tvojim email inboxom i kalendarom, organizirati sastanke, putovanja, evente, raditi razna istraživanja, kreirati marketinške kampanje. Lista zadataka koje virtualni asistent može odraditi umjesto tebe je zaista velika.
Jedino što virtualni asistent ne može napraviti umjesto tebe je konačno donijeti odluku i delegirati zadatke! Ubrzo nakon angažmana virtualnog asistenta, osjećat ćeš se kao da ti je netko skinuo ogroman teret s leđa. Oslobodit će se vrijeme i kapacitet da se baviš onim što je uistinu važno – vođenjem svog biznisa!
Sve to će dovesti do stvaranja novih ideja, generiranja novih proizvoda i usluga, povećanjem profita i unutarnjeg mira. Izgradit ćeš kvalitetnije odnose sa svojim klijentima i kupcima. Na kraju svakog radnog dana ćeš se osjećati sretno i ispunjeno, moći ćeš se posvetiti onome što je na kraju uistinu i najvažnije – svojoj obitelji i prijateljima, bez da razmišljaš o poslu i hrpi zadataka koji te čekaju u zasjedi.
Ona jutra s početka članka mogu postati prošlost, a odluka o tvojoj budućnosti i zdravlju leži isključivo na tebi!
—
Katarina Zubatović: Zahvaljujući višegodišnjem iskustvu u administrativnim, financijskim, organizacijskim i e-commerce poslovima, Katarina Zubatović pokrenula je tvrtku Medium VA putem koje pruža administrativnu, organizacijsku i savjetodavnu podršku malim i srednjim poduzetnicima te fizičkim osobama na hrvatskom i engleskom jeziku.
Foto: Unsplash
Stavovi kolumnista/ica nisu stavovi uredništva portala Mojnovac.hr
2023. © Mojnovac.hr. Sva prava pridržana.
Izrada web stranice: Artelekt Media d.o.o.
