Nedjelja navečer. Sjedaš pred kalendar i slažeš sljedeći tjedan. Onaj izvještaj, dva sata. Sastanak s dobavljačem pa papirologija, do podneva gotovo. Petak popodne ostaje prazan, za tebe.
U petak popodne ti i dalje pišeš izvještaj.
Scena se ponavlja godinama zaredom, a nikad je ne naučimo. To je neobično, jer u većini stvari nas iskustvo popravi. Baš smo šašavi ponekad.
Roger Buehler, Dale Griffin i Michael Ross zamolili su 1994. studente da procijene kad će završiti svoj diplomski rad. Prosjek procjene bio je oko trideset četiri dana. Stvarni prosjek ispao je pedeset pet. Do datuma koji su sami odredili stigla je otprilike trećina njih. Najgori je detalj bio drugi: kad su ih pitali da zamisle najcrnji mogući scenarij, i ta se procjena pokazala prekratkom.
Pojavu su Daniel Kahneman i Amos Tversky nazvali zabludom planiranja (planning fallacy).
Otporna je na iskustvo zbog načina na koji planiramo. Kad zamišljamo neki zadatak, u glavi vrtimo film o tome kako će teći. U tom filmu nema mjesta za mail koji stigne u deset, za kolegicu koja uđe s pitanjem, za datoteku koja se ne otvori ni za pola sata potrošenih na traženje jednog broja, odnosno za ono što zovemo nepredviđenim situacijama. Planiramo najbolju verziju sebe u najboljem mogućem danu. Prošli tjedan, u kojem se sve to dogodilo, u toj projekciji ne glumi. Mozak planira slikama, a slike nemaju trajanje. To vam je kao da procjenjujete koliko vam treba do posla gledajući kartu, a ne cestu u sedam i petnaest ujutro.
Ima tu i detalj koji zaboli. Kad procjenjujemo koliko će trebati nekom drugom, prilično smo točni. Grešku radimo uglavnom na – sebi.
Ima jedna skupina kojoj ta zabluda radi najviše šteti, a to su ljudi koji su dobri u svom poslu. Oni doista mogu odraditi zadatak u tri sata, i to su više puta i napravili. Samo što su ta tri sata prošla u danu bez sastanka, bez upada u ured i bez djeteta koje treba pokupiti u pet. Sposobnost je stvarna, uvjeti nisu. Zato najsposobniji ljudi najčešće žive s osjećajem da trče za samima sobom.
U coachingu s voditeljima to je gotovo pravilo. Čovjek mi kaže da mu za neki zadatak treba tjedan dana. Pitam ga kad je zadnji put radio nešto slično i koliko je tada trajalo. Nastane tišina, pa odgovor: tri tjedna. I onda, bez treptaja, doda da će ovaj put ići brže. Isto vidim i kad s firmama radimo sistematizaciju radnih mjesta. Opis posla gotovo se uvijek složi za idealan tjedan, onaj koji se nikad ne dogodi.
Kako se onda planira?
Umjesto procjene, pogledajte prošli put. Otvorite kalendar i nađite zadatak iste vrste. Koliko je stvarno trajao? Ta brojka vrijedi više od svakog osjećaja, jer u sebi već sadrži sve prekide koje niste zamislili.
Popunite šezdeset posto radnog dana i ostatak ostavite prazan. Taj prazan prostor svaki tjedan popuni ono što dođe nepozvano, a dođe bez iznimke.
Pitajte nekoga sa strane. Kolegu, partnera, prijateljicu koja zna čime se bavite. Njihova će procjena biti bliža istini od vaše, iz jednostavnog razloga: oni ne gledaju vaš film.
Cijena se plaća u osjećaju više nego u satima. Tjedan koji je od nedjelje bio nemoguć na kraju izgleda kao vaš osobni promašaj, pa ljudi godinama zaključuju da su neorganizirani. Raspored se popravi u jedno popodne. Mišljenje o sebi puno teže.
Zabluda planiranja ima i jednu ljubaznu stranu, koju vrijedi spomenuti prije nego se počnete grditi. Ona je razlog zbog kojeg ljudi uopće kreću u teške stvari. Da smo na početku znali koliko će nam nešto oduzeti, pola nas nikad ne bi ni počelo. Ista vam greška, dakle, pomaže kod odluke i odmaže kod rasporeda. Za velike odluke neka ostane. Za petak popodne je ipak preskupa.
Stavovi kolumnista/ica nisu stavovi uredništva portala Mojnovac.hr
