Godišnji odmor trebao bi biti vrijeme u kojem punimo baterije, odmičemo se od obaveza i vraćamo sebi. Ipak, mnogi ljudi i dalje na odmor odlaze s osjećajem krivnje. Ne zato što nisu završili posao, nego zato što se usuđuju nekoliko dana ne biti dostupni.
To se najbolje vidi u jednoj naizgled maloj stvari: automatskoj out of office poruci.
Koliko puta ste napisali nešto poput: “Trenutačno sam izvan ureda, odgovorit ću čim budem mogla” ili “Za hitne slučajeve javite se…” ili, možda najiskrenije, “Povremeno ću provjeravati mail”?
Drugim riječima: nisam tu, ali ne brinite, i dalje sam barem malo na raspolaganju.
Problem nije u samoj poruci. Problem je u tonu.
Mnoge out of office poruke zvuče kao mala isprika. Kao da moramo dokazati da smo odgovorni i kad nismo za računalom. Kao da pravo na odmor vrijedi tek onda kad unaprijed obećamo da ćemo ipak negdje u pozadini pratiti što se događa.
A upravo tu počinje ozbiljnija tema: koliko nam je ugodno postaviti granicu?
Odmor nije znak neprofesionalnosti. Nije luksuz koji treba opravdati. Nije “rupa” u rasporedu koju treba popuniti povremenim provjeravanjem inboxa. Odmor je dio održivog rada.
Ako stalno radimo kao da moramo biti dostupni svima i uvijek, onda ne gradimo profesionalnost, nego iscrpljenost.
Dobra out of office poruka ne mora biti gruba. Ne mora zvučati kao manifest i ne mora objašnjavati svaki detalj naše odsutnosti. Dovoljno je da bude točna, mirna i jasna.
Primjerice:
“Hvala vam na poruci. Trenutačno sam izvan ureda i na godišnjem odmoru. Vašu ću poruku pročitati po povratku i odgovoriti u najkraćem mogućem roku.”
Ili, još jasnije:
“Hvala vam na poruci. Trenutačno sam izvan ureda i nisam dostupna putem e-maila. Na poruke ću odgovarati nakon povratka.”
Bez “povremeno ću provjeravati mail”. Bez “odgovorit ću čim budem mogla” ako znamo da ne želimo odgovarati dok smo na odmoru. Bez nepotrebnog objašnjavanja zašto nas nema.
Jer ako nismo dostupni, onda nismo dostupni.
Naravno, postoje poslovi u kojima je potrebno ostaviti kontakt osobe koja nas mijenja. No i tada poruka može ostati jednostavna.
Primjer:
“Hvala vam na poruci. Trenutačno sam izvan ureda i vraćam se 15. srpnja. Za hitne poslovne upite možete se obratiti kolegici na e-mail adresu ime@tvrtka.hr. Na ostale poruke odgovorit ću po povratku.”
To je profesionalno. To je jasno. I ne stvara dojam da osoba na odmoru ipak mora biti dostupna.
Granice nisu nepristojne. Nepristojno je očekivati od ljudi da odmaraju s jednim okom na mobitelu.
Zato što smo naučili da se vrijednost često dokazuje dostupnošću.
Ako brzo odgovaramo, djelujemo angažirano. Ako smo stalno online, djelujemo odgovorno. Ako nikad ne nestanemo iz komunikacije, djelujemo nezamjenjivo.
No cijena takve slike često je previsoka. Umor se ne vidi odmah. Iscrpljenost se gomila tiho. A granice koje ne postavimo na vrijeme kasnije plaćamo kroz nervozu, pad fokusa, lošije odluke i osjećaj da ni na odmoru zapravo nismo slobodni.
Zato out of office poruka nije samo tehnička obavijest. Ona je mali test našeg odnosa prema radu, vlastitom vremenu i odmoru.
Najbolja out of office poruka nije ona koja zvuči najljubaznije, nego ona koja je iskrena.
Ako ćete mailove čitati tek po povratku, napišite to. Ako vas netko mijenja, navedite kontakt. Ako se vraćate određenog datuma, napišite datum. Ako niste dostupni, ne najavljujte da ćete “povremeno provjeravati inbox” samo zato da biste umanjili vlastiti osjećaj krivnje.
Profesionalnost ne znači da moramo uvijek biti dostupni. Profesionalnost znači da jasno komuniciramo što ljudi mogu očekivati.
A ponekad je najzdravija i najzrelija poruka upravo ona najjednostavnija:
“Hvala vam na poruci. Trenutačno sam na godišnjem odmoru i nisam dostupna putem e-maila. Na vašu ću poruku odgovoriti nakon povratka.”
Ako vam je i dalje neugodno poslati takvu poruku, možda je baš zato trebate poslati.
Jer odmor počinje tek onda kad si dopustimo da stvarno nismo dostupni.
Stavovi kolumnista/ica nisu stavovi uredništva portala Mojnovac.hr
