Elektronički e-računi su u opticaju već duži niz godina, a za sada je to zakonska obveza samo poduzetnika u postupcima javne nabave.
No, i drugi poduzetnici imali su mogućnost u svom poslovanju izdavati e-račune dok projektom Fiskalizacija 2.0. koji nam od Nove godine sprema Ministarstvo financija postaje obveza za sve poduzetnike. E-računi će postati zakonska obveza u segmentu B2B – Business to Business. Shodno tome, neminovno da nam se nameće pitanje gdje su nam do sada arhivirani elektronički računi i zašto je uopće važno da znamo jesu li i gdje arhivirani.
Najčešći izgovor poduzetnika za ispisivanje zaprimljenih e-Računa je kako smatraju da je to zapravo izvorni račun s obzirom na to da nisu obveznici javne nabave pa se, sukladno tome, na njih ne odnosi obveza sigurnog i kontroliranog e-Arhiva. To je trenutno točno.
Prema Pravilniku o pretvaranju knjigovodstvenih isprava koje se čuvaju u izvornom pisanom obliku u elektronički zapis, potrebno je osigurati vjerodostojnost podrijetla knjigovodstvene isprave.
Smatra se da je osigurana vjerodostojnost podrijetla ako je:
Kazne zbog nepoštivanja formalnih uvjeta za ostvarivanje prava na odbitak PDV-a mogu iznositi od 3.980 do 66.360 EUR za pravne osobe te od 660 do 39.810 EUR za fizičke osobe odnosno direktora.
Elektronički je račun ovjeren aplikativnim certifikatom i vremenskim žigom čime je zajamčena vjerodostojnost pošiljatelja, nepromjenjivost u vremenu i cjelovitost sadržaja.
Trošak dokumenata koje primjerice servis moj e-Račun čuva za primatelje koji nisu aktivirali e-Arhiv iznosi nekoliko stotina tisuća eura godišnje. Svatko tko je primio makar jedan e-Račun mora imati elektronički arhiv za digitalne dokumente te su dali rok do 31. ožujka da poduzetnici preuzmu svoje e-Račune nakon kojeg roka brišu dokumente sa servisa.
Za sve korisnike to znači da će, ako nisu napravili svoju vlastitu elektroničku arhivu ili angažirali e-Arhiv servis, ostati bez „original računa“.
Primjerice, za mikro i mala poduzeća koja ne generiraju toliku količinu dokumenata mjesečno trošak elektroničkog arhiviranja je oko 4 EUR, koliko iznosi paket servisa moj e-Račun.
Prelazak s papirnatog na elektronički arhiv poduzećima donosi značajne financijske uštede, povećava sigurnost podataka i smanjuje utjecaj na okoliš, posebice kada ih računamo u rokovima za čuvanje dokumenata, no posebice što je značajno da takav način čuvanja dokumenata spašava poduzetnike od kazni zbog poreznih prekršaja, prelazak na elektronički arhiv više nije samo opcija, već nužnost za svako poduzeće koje teži učinkovitosti i konkurentnosti te poslovanju u skladu sa zakonskim propisima i s toga nam je jasno što činiti.
Stavovi kolumnista/ica nisu stavovi uredništva portala Mojnovac.hr
Prijavite se na newsletter i odmah vam u inbox dolazi naš
Besplatan vodič 4 koraka kako promijeniti svoju financijsku situaciju
Nakon toga redovno, jednom tjedno stižu Vam i novosti i korisni savjeti kako bolje upravljati novcem.
