Ako svoj rad naplaćujete 50 eura po satu, šest nepotrebno potrošenih sati na internom projektu vrijedi 300 eura. Taj iznos nikada se neće pojaviti među rashodima, knjigovođa ga neće evidentirati, a na računu neće nedostajati nijedan euro. Ipak, mali ga poduzetnici plaćaju gotovo svakoga tjedna.
Sve obično počinje sasvim bezazleno. Treba urediti tablicu s klijentima, promijeniti nekoliko stvari na web stranici, pripremiti novi predložak ponude ili napokon posložiti dokumente koji već mjesecima žive na nekoliko različitih mjesta.
Posao bi trebao trajati sat vremena.
Poslijepodne je odmaklo, a tablica sada ima nove formule, web drugačije fotografije, ponuda novi dizajn, dok je jednostavna evidencija klijenata u međuvremenu spojena s kalendarom i automatizirana. Sve izgleda urednije i profesionalnije nego ujutro.
Samo što kupaca nema ništa više.
To je jedna od manje vidljivih zamki rada za sebe. Mali poduzetnik često je istodobno direktor, prodaja, marketing, administracija i osoba zadužena za sve ono što se toga dana pokvari. U takvom sustavu nema kolege koji će nakon dva sata pitati zašto se još uvijek bavimo nečim što je već dovoljno dobro.
U velikoj bi tvrtki prije ili poslije netko otvorio pitanje budžeta, roka i svrhe projekta. Kada radimo sami, odobrenje za još jedan sat vrlo lako damo sami sebi.
Većina poduzetnika zna koliko košta tuđi sat. Cijena knjigovođe, programera, dizajnera ili konzultanta brzo se stavlja u poslovnu računicu. S vlastitim vremenom postupamo mnogo opuštenije jer za njega ne stiže račun.
Pretpostavimo da vam za jednostavan sustav praćenja klijenata trebaju dva sata. U njemu želite imati kontakte, dogovorene poslove i datum kada se nekome ponovno trebate javiti. Sve potrebno već radi.
Tada vam padne na pamet da bi sustav mogao izgledati ljepše. Dodate automatizaciju, zatim kalendar, pa nekoliko novih polja. Nakon toga preuredite cijelu strukturu jer sada već znate kako bi sustav „stvarno trebao izgledati“.
Dva sata postanu osam.
Ako svoj rad vrednujete na 50 eura po satu, dodatnih šest sati vrijedi 300 eura. To ne znači da biste tijekom svakog od njih sigurno zaradili pedeset eura, ali ste to vrijeme mogli utrošiti na ponude, razgovore s postojećim kupcima, naplatu, razvoj proizvoda ili posao koji se može fakturirati.
Vrijeme malog poduzetnika ograničen je poslovni resurs čak i kada ga nitko ne fakturira.
Problem postaje još jasniji kada se radi za klijenta.
Dogovorili ste posao za 500 eura. Nakon deset sati isporuka je spremna, sve ugovoreno je napravljeno i klijent bi je mogao dobiti istoga dana. Vi ipak odlučite još malo doraditi dokument, ponovno proći prezentaciju i promijeniti nekoliko detalja koje klijent nije tražio.
Tako deset sati postane dvadeset.
Cijena projekta ostala je 500 eura, ali vaša stvarna satnica više nije 50 nego 25 eura.
Takve razlike lako prolaze nezapaženo jer prihod ostaje isti. Projekt je naplaćen, klijent je zadovoljan i na prvi pogled sve izgleda uspješno. Tek kada se počne pratiti koliko je sati doista uloženo u pojedini posao, postaje jasno zašto neki poduzetnici imaju pun raspored, a vrlo skromnu zaradu po satu.
Dio odgovora ponekad se nalazi upravo u vremenu potrošenom nakon trenutka kada je posao već bio spreman za isporuku.
Kvaliteta je, naravno, važna. Reputacija malog poduzetnika često počiva upravo na tome da klijent dobije više pažnje nego što bi je dobio u većem sustavu. Međutim, dodatni trud vrijedi samo dok stvara razmjernu vrijednost za kupca ili posao.
Pet dodatnih sati ponekad spasi važan projekt. Drugi put samo pomakne font za nekoliko milimetara.
Vlasnik mora znati prepoznati razliku.
Mnogo se problema može izbjeći jednostavnom odlukom: prije početka odrediti kako izgleda završena verzija.
Kod posla za klijenta to je relativno lako. Unaprijed se može definirati što se isporučuje, koliko izmjena ulazi u cijenu i u kojem trenutku projekt prelazi na pregled klijentu.
Kod vlastitih projekata ta disciplina obično nestane.
Ako uređujete web stranicu, korisno je unaprijed odlučiti koje ćete stranice promijeniti. Ako izrađujete novu evidenciju klijenata, odredite što prva verzija mora omogućavati. Ako radite predložak ponude, napišite koje informacije mora sadržavati i kada ćete ga početi koristiti.
Bez takve granice gotovo svaki interni projekt može trajati beskonačno.
Web se uvijek može dodatno urediti. Newsletter može imati bolji predložak. Ponuda može izgledati elegantnije. Sustav može imati još jednu automatizaciju, a prezentacija još jedan grafikon.
Takav posao prestaje tek kada vam ponestane vremena ili se pojavi nešto hitnije.
Uređivanje vlastitih sustava ima još jednu veliku prednost: ugodno je.
Rezultat se vidi odmah. Nakon nekoliko sati imate ljepšu web stranicu, uredniji dokument ili bolju tablicu. Osjećaj napretka je stvaran i iza rada ostaje nešto konkretno.
Prodaja je drugačija.
Možete poslati pet ponuda i ne dobiti nijedan posao. Možete nazvati potencijalnog klijenta koji vas odbije u trideset sekundi. Možete objaviti proizvod na kojem ste dugo radili i otkriti da tržište na njega reagira mnogo slabije nego što ste očekivali.
Zbog toga unutarnji projekti mogu postati vrlo elegantan oblik odgađanja najneugodnijeg dijela poduzetništva.
Čovjek pritom nije lijen. Upravo suprotno, može raditi deset sati bez prestanka. Pitanje je samo na čemu je radio.
Kod jednog poduzetnika najvažniji zadatak bit će prodaja, kod drugoga naplata, kod trećega dovršavanje proizvoda koji već mjesecima čeka izlazak na tržište. U svakom slučaju postoji aktivnost koja najizravnije pomiče posao naprijed i nekoliko desetaka aktivnosti uz koje dan može proći bez nje.
Vlastito vrijeme lakše je procijeniti kada mu se dodijeli cijena.
Zamislite da ste angažirali osobu kojoj za svaki sat rada plaćate 50 eura. Treći sat uređuje naslovnu fotografiju na web stranici koja je već sasvim dobra.
Odobravate li četvrti sat?
Isto vrijedi za tablicu, predložak prezentacije ili petu verziju dokumenta koji je klijent mogao dobiti još jučer.
Prema radu koji plaćamo obično smo mnogo discipliniraniji nego prema vlastitom, upravo zato što njegovu cijenu vidimo odmah. Vlastiti sat djeluje kao da ništa ne košta, premda je kod malog poduzetnika često najskuplji resurs kojim raspolaže.
Velike kompanije imaju kapital, timove i čitave odjele koji mogu preuzeti pojedine dijelove posla. Mali biznis nema tu širinu, ali ima nešto drugo: mogućnost brzog odlučivanja.
Ujutro možete donijeti odluku, tijekom dana je provesti i već navečer vidjeti rezultat.
Ta prednost lako nestane kada svaki mali zadatak preraste u projekt.
Zato je korisno prije sljedećeg posla sebi postaviti nekoliko jednostavnih pitanja. Što ovime želim postići? Kako izgleda završena verzija? Koliko vremena joj vrijedi posvetiti? I što trenutno ne radim zato što se bavim upravo ovime?
Upravljanje vlastitim vremenom tada prestaje biti samo pitanje produktivnosti i postaje ono što za poduzetnika zapravo jest: upravljanje novcem.
Jer mali biznis rijetko pati zato što njegova tablica nije dovoljno lijepa. Mnogo češće problem nastane kada vlasnik toliko vremena potroši uređujući posao da mu više ne ostane vremena za ljude koji bi taj posao trebali platiti.
Stavovi kolumnista/ica nisu stavovi uredništva portala Mojnovac.hr
